En el mundo actual del trabajo desde casa, a muchos empresarios les resulta difícil mantener la concentración y hacer las cosas. ¿Es el entorno, o simplemente no estamos gestionando nuestro tiempo adecuadamente?
La gestión del tiempo puede ser un serio reto para cualquier fundador ocupado, especialmente cuando las líneas se difuminan (o desaparecen) con mayor frecuencia entre las horas de trabajo y la vida en casa.
Sin embargo, con las herramientas y tácticas adecuadas, se puede superar ese reto y ser más productivo que nunca, incluso en algunos de los momentos más caóticos de la historia moderna.
He aquí 20 tácticas de gestión del tiempo que le ayudarán a recuperar su día.
1. No hagas varias cosas a la vez (es imposible)
¿Alguna vez te has sentido física y mentalmente agotado al final de la jornada laboral, pero en realidad no has hecho nada de tu trabajo? Si alguna vez te has quejado de que no tienes suficiente tiempo en el día, es probable que hayas estado intentando hacer varias cosas a la vez.
Cuando crees que estás haciendo varias cosas a la vez, en realidad solo estás reduciendo el tiempo de concentración de cada tarea y robándote horas. Solamente tienes una cantidad finita de energía en un día determinado, y si eres uno de esos emprendedores que quiere dar el 100% a todo lo que hace, las cuentas no cuadran. En realidad, acabas dando un 10% aquí, un 20% allí, un 5% en una docena de otras tareas, y luego otro 10% de tu enfoque va hacia el bombardeo interminable de notificaciones y publicaciones en las redes sociales.
Esto crea un montón de costos de cambio, que consumen más tiempo del que crees.
Harvard Business Review informa que «después de que una notificación nos obligue a cambiar de tarea, podemos tardar unos 23 minutos en volver a la tarea que tenemos entre manos, según un estudio de la Universidad de California, Irvine».
Digamos que has comprobado tus notificaciones de Facebook cuatro veces. Eso es hasta una hora entera perdida.
¿Compruebas tu bandeja de entrada de correo electrónico o Slack cada vez que aparece un pequeño círculo rojo? Estás perdiendo más tiempo del que realmente estás trabajando.
Es más, la calidad del trabajo disminuye, mientras que la línea de tiempo se alarga. Tendrás la sensación de que las cosas te llevan cada vez más tiempo, porque así es. Y como ya has gastado la energía de todo un día cambiando de tareas, tu tanque está vacío al final de la tarde.
2. En lugar de eso, haz una sola tarea
¿Cuándo fue la última vez que te concentraste en UNA sola cosa durante 30 minutos? ¿O incluso 10 minutos? ¿Sin mirar las notificaciones o los correos electrónicos?
Sea lo que sea en lo que estés trabajando, apaga todas las distracciones y concéntrate en esa única cosa durante un tiempo determinado. Pon un temporizador si es necesario. Bloquea tu calendario como «DND» (Do Not Disturb / No Molestar). Ajusta tu configuración de Slack a «Pausar notificaciones». Cierra las 27 pestañas del navegador que tengas abiertas, o simplemente haz clic en «Nueva ventana». Pon tu música chill favorita sin letra para entrar en la zona. Y simplemente… empieza a hacer lo que tienes que hacer.
El autor del bestseller del New York Times Daniel José Older recomienda el método del temporizador en su clase de Skillshare cuando se trata de superar el bloqueo del escritor. «Programa tu temporizador para 5 minutos, tal vez 10 minutos, y comprométete a escribir palabras en la página durante esos 5 o 10 minutos sin parar, sin pensar en ello y sin tratar de hacerlo ‘bien'».
3. Establece límites artificiales para ti mismo
Una de las formas más poderosas de aumentar tu productividad y mejorar la gestión del tiempo es establecer límites artificiales. ¿Qué significa esto? Falsos plazos.
Establecer límites artificiales evita que caigas en la trampa de la ley de Parkinson, que afirma que «el trabajo se expande de manera que llena el tiempo disponible para su realización». Es probable que lo hayas visto antes. Alguien de tu equipo tiene tres tareas y una jornada laboral de ocho horas para completarlas, y se las arregla para alargar esas tareas desde las 9 de la mañana hasta las 5 de la tarde. Cuando sabes de primera mano que esas tres tareas sólo deberían haber durado 90 minutos como máximo.
¿Y si solo tuvieran una jornada laboral de 90 minutos para hacerlo? Apostaría un Cybertruck de Tesla a que el trabajo se habría hecho igualmente.
Ari Meisel, emprendedor en serie y autor de Less Doing, More Living y The Replaceable Founder, experimentó esta poderosa estrategia de productividad de primera mano cuando su enfermedad de Crohn se volvió realmente debilitante. La enfermedad de Ari era tan dolorosa que solo podía reunir la energía necesaria para trabajar durante una hora al día. ¿Cómo se puede dirigir un negocio con solo una hora al día? Bueno, Ari se las ingenió para hacerlo, porque tenía que hacerlo.
El entorno de trabajo desde casa provocado por la pandemia de COVID-19 ha hecho que sea aún más fácil caer en la trampa de la ley de Parkinson. Al no haber tiempo para desplazarse al trabajo, y no tener un fin de semana que te haga salir mentalmente y dirigirte a casa, puedes realmente alargar las cosas.
La mejor manera de vencer la ley de Parkinson y seguir siendo productivo hoy en día es establecer plazos artificiales. Fabrique un límite de tiempo para completar una tarea determinada, incluso pon un temporizador a sí mismo.
Todo lo que ocurra después de que se corte el WiFi, tiene que ocurrir fuera de línea en el escritorio. Esto te mantiene concentrado en la tarea que tienes entre manos, y evita que te distraigas con varias pestañas, notificaciones y correos electrónicos.
Te sorprenderá lo mucho que puedes hacer cuando estableces falsos límites y creas un mini-sprint.
4. Utiliza la técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es un método específico de gestión del tiempo de finales de los años 80 que utiliza un temporizador para dividir el trabajo en pequeños e hiperproductivos mini «sprints». Suelen ser intervalos de 25 minutos separados por breves descansos.
LifeHacker resume los pasos a seguir para utilizar la Técnica Pomodoro de forma eficaz:
- Elige una tarea a realizar
- Establecer el Pomodoro a 25 minutos (el Pomodoro es el temporizador)
- Trabaja en la tarea hasta que suene el Pomodoro, entonces pon una marca en tu hoja de papel
- Toma un breve descanso (5 minutos está bien)
- Cada 4 Pomodoros toma un descanso más largo
- Incluso puedes utilizar herramientas online como Tomato Timer o una plétora de aplicaciones para hacer esta táctica aún más fácil.
5. Prueba el efecto Zeigarnik
Existe una teoría psicológica según la cual una actividad que ha sido interrumpida puede ser más fácil de recordar y retomar. Es el llamado efecto Zeigarnik. La idea es que tienes más posibilidades de recordar una tarea inacabada que una tarea terminada.
El psicólogo lituano Bluma Zeigarnik descubrió este efecto al observar el comportamiento de los camareros en una cafetería. Según el estudio, los camareros parecían tener más posibilidades de recordar detalles de las cuentas que estaban abiertas, más que los clientes que ya habían pagado.
¿Cómo puede utilizarse el efecto Zeigarnik para impulsar la productividad de un empresario? Pues bien, si te cuesta realizar una tarea determinada o te encuentras postergando la solución de un problema concreto, tómate un descanso. Aléjate de él durante cinco minutos. Luego vuelve a hacerlo.
Puede que te encuentres renovado y capaz de trabajar con mayor eficacia, ahora que has dejado la entrada abierta y has tenido la oportunidad de pensar en ella inconscientemente y sin presión.
6. Encuentra tu «Six-Pack»
No, no nos referimos a una relajación con una cerveza fría para descomprimir. El «Six-Pack» es un término de aviación que se refiere al tablero de instrumentos principales de vuelo en la cabina de un avión. Aunque hay un millón de cosas con las que hacer malabares simultáneamente durante el vuelo, normalmente hay seis instrumentos que proporcionan los datos más importantes (velocidad del aire, altímetro, etc.). Un piloto puede concentrarse en estos seis instrumentos para que todo vaya bien.
Ari Meisel también es un piloto experimentado. Aconseja pensar en su empresa como en un avión cuando se trata de mantener la concentración.
«Como empresario, lo que tienes que hacer es intentar encontrar tu versión del Six-Pack. Esa cosa que, pase lo que pase, te va a centrar en hacer avanzar tu negocio, aunque sea un uno por ciento».
¿Cuál es tu Six-Pack en tu negocio? A eso es a lo que debes dedicar tu energía. Para cualquier otra cosa que no contribuya a ese objetivo o KPI, simplemente elimina la distracción.
7. Poner el teléfono en la otra habitación
Puede que te convenzas de que no eres adicto a tu smartphone, pero seamos sinceros: todos los empresarios lo son. Esta pequeña herramienta es potencialmente una de las más poderosas para dirigir un negocio online que jamás haya existido. Palabra clave: potencialmente.
En realidad, la adicción al teléfono inteligente es una molestia y un perjuicio para la productividad.
Incluso el mero hecho de consultar el teléfono durante dos segundos y procesar una nueva notificación requiere hasta 23 minutos para recuperar la concentración.
Una forma segura de eliminar esta distracción constante es dejar el smartphone en la otra habitación.
Pruébalo durante unas horas cuando empieces a trabajar mañana. A la hora de comer, te sorprenderá gratamente lo concentrado y realizado que te sientes.
8. Domina la comunicación asíncrona
La comunicación asíncrona (o «Async», para abreviar) es un comportamiento de productividad muy infravalorado que puede cambiar fundamentalmente la forma de dirigir su negocio. Significa comunicarse con su equipo NO en tiempo real, sino «pasando la pelota de un lado a otro».
El blog de Doist lo resume mejor: «En pocas palabras, la comunicación asíncrona es cuando envías un mensaje sin esperar una respuesta inmediata».
- Ejemplo asíncrono 1: Envías un correo electrónico a alguien. Te responden al día siguiente, cuando pueden ocuparse mejor de esa tarea.
- Ejemplo asíncrono 2: Envías un vídeo de Loom informando a un miembro del equipo en una zona horaria diferente, durante sus horas de sueño. Cuando se despiertan y empiezan a trabajar, ven el Loom y empiezan a trabajar en el proyecto, comentando cualquier pregunta. Entonces, puedes proceder a responder a sus preguntas de forma asíncrona cuando te convenga.
Por supuesto, hay algunas comunicaciones que todavía deben ser sincrónicas (también conocidas como «Sync») – cuando la persona con la que hablas responde inmediatamente en tiempo real.
Mucha gente sigue creyendo que la colaboración creativa y la resolución de problemas se hacen mejor «en la misma habitación». Sin embargo, ahora que en muchos lugares del mundo no podemos estar literalmente en la misma habitación debido a las cuarentenas y al distanciamiento social, muchos empresarios tienen que replantearse sus estrategias de comunicación.
- Ejemplo de sincronización 1: Una reunión en directo en la misma sala (o herramienta de videoconferencia).
- Ejemplo de sincronización 2: Una conversación de ida y vuelta en tiempo real en el chat de Slack o herramienta similar.
Es importante pensar en qué comunicaciones de tu jornada laboral podrían convertirse en asíncronas, y cancelar esas reuniones de tu calendario. Y solo programar la comunicación sincrónica cuando sea absolutamente necesario.
Cada vez que se cancela una reunión de Google Calendar y se sustituye por un mensaje asíncrono o un vídeo de 5 minutos de Loom, un ángel obtiene sus alas.
9. Evita la fatiga por las decisiones
De hecho, evitar las decisiones en general te devolverá una tonelada de capacidad intelectual.
Jack Dorsey, cofundador de Twitter y Square, tiene una notable aversión a la toma de decisiones y a menudo faculta a su equipo para que tome las decisiones clave sin él. «Un antiguo empleado de Square dijo que Dorsey ‘pensaba que la reunión perfecta era aquella en la que no tenía que decir nada'».
Como empresario, probablemente te encuentres tomando decisiones todo el día. Y para cuando te enfrentas a un reto verdaderamente importante, ya has gastado toda tu energía de decisión en pequeñas tareas y decisiones de poca importancia.
La fatiga por las decisiones es real. Al final del día puede parecer que no hay más combustible en tu tanque mental y que tu cerebro está agotado incluso por la noción de otra cosa de la que estás a cargo.
Intenta tomar menos decisiones y hacer que tu equipo (sobre todo los que se preparan para desempeñar funciones de liderazgo) asuma más decisiones.
Puede que te preguntes: «¿Pero cómo puedo confiar en que la gente tome las decisiones correctas sin mí?».
He aquí un principio rector que puedes utilizar para priorizar las decisiones que puedes dejar pasar, frente al (menor número de) decisiones que puedes mantener como propias.
10. Clasifica las decisiones como reversibles o irreversibles
Si tienes que tomar una decisión por ti mismo, tómate un momento para pensar en lo importante que es esta decisión para gastar energía mental. Es muy posible que la mayoría de las decisiones en un día determinado puedan tomarse rápidamente en unos pocos segundos sin ningún riesgo. En otras palabras, es probable que hayas pasado demasiado tiempo preocupándote por ello.
Farnam Street desglosa este principio de decisiones reversibles e irreversibles, ilustrando una cuadrícula sobre cómo deberías pensar en cada decisión.
Si una decisión es reversible – por ejemplo, una publicación en las redes sociales que puedes eliminar rápida y fácilmente, o el borrador de un artículo de un blog que siempre puedes editar-, entonces deberías dedicar un tiempo mínimo a reflexionar sobre ella. Simplemente «muévete rápido y rompe las cosas», y te habrás ahorrado la tensión mental de preocuparte por algo que puede deshacerse fácilmente.
Si una decisión es irreversible – por ejemplo, el envío de un correo electrónico a 2 millones de suscriptores-, es posible que quieras gastar parte de tu energía en asegurarte de que es correcta. Es más, si una decisión es irreversible Y consecuente – como la firma de un contrato importante o el alquiler de una oficina por cinco años- definitivamente querrás dedicarle algo de tiempo.
Jeff Bezos profundiza en este enfoque de toma de decisiones en una de sus cartas a los accionistas:
«Algunas decisiones son consecuentes e irreversibles o casi irreversibles -puertas de un solo sentido- y estas decisiones deben tomarse metódicamente, con cuidado, lentamente, con gran deliberación y consulta. Si la atraviesas y no te gusta lo que ves al otro lado, no puedes volver a donde estabas antes. Podemos llamar a esto decisiones de tipo 1. Pero la mayoría de las decisiones no son así: son cambiables, reversibles, son puertas de dos vías».
Según Bezos, este segundo tipo de decisión «puede y debe tomarse rápidamente».
Intenta pensar en tus decisiones de esta manera, y comprueba lo rápido que puedes tomar las reversibles.
11. Hazte dueño de tu calendario
Chris Dixon, socio e inversor de a16z, dijo una vez: «Tu bandeja de entrada de correo electrónico es una lista de tareas creada por otras personas». Demasiada gente trata su cuenta de G-Suite de forma reactiva, no proactiva.
Es hora de tomar el control. Di «no» a esa próxima invitación del calendario. Aplaza los correos electrónicos sin importancia hasta una fecha en la que puedas actuar mejor. Utiliza «Las 3 D» para llegar a la bandeja de entrada cero, y mantén tu Google Calendar libre de reuniones innecesarias en las que no necesitas participar.
Este consejo es muy sencillo, pero no por ello menos importante. Sé dueño de tu calendario y de tu tiempo. Te pertenece a ti y a nadie más.
12. No te comas la rana
Algunos consejos de productividad dicen que debes abordar la tarea más difícil y desalentadora a primera hora de la mañana para que todo lo demás sea más fácil a partir de ahí, una expresión conocida como «comerse la rana». En realidad, esto no es recomendable para conseguir una productividad óptima.
Comer la rana tiene muchas posibilidades de agotar tu energía a primera hora del día, lo que te llevará al fracaso por la tarde.
En lugar de hacer primero la tarea más desafiante, deberías hacer lo que más te retrasa. ¿Hay alguna tarea que esté posponiendo y que esté retrasando a su equipo? Hazla primero y quítatela de la cabeza.
Una vez terminada esa tarea, podrás retomar el control de tus propias prioridades y tu tiempo.
13. Olvida las complejas rutinas matutinas y los grandes desayunos saludables
No tienes que tomar un gran desayuno o hacer un complicado batido que viste en Instagram cada mañana.
Otra idea errónea sobre la productividad es que necesitas levantarte temprano y tener una sólida rutina matutina para motivarte. Aunque las rutinas matutinas te ayudan a preparar tu día para el éxito, porque ya has marcado algunas casillas de tu lista de tareas (por ejemplo, hacer la cama, ducharte, preparar el café, tomar aire fresco o hacer ejercicio), no es esencial tener una.
Si tener una rutina matutina consistente te desbloquea la productividad, por supuesto, sigue haciéndola. Pero algunos descubren que una rutina nocturna puede ser igual de eficaz.
14. Prueba con una rutina nocturna
Una rutina nocturna consiste en prepararse para el siguiente día de trabajo, de modo que se pueda iniciar un flujo de trabajo eficiente por la mañana. Esto podría implicar limpiar tu bandeja de entrada y Slack, establecer tus tres principales prioridades para mañana, meditar durante 30 minutos, e incluso establecer un recordatorio de la hora de acostarse en tu calendario para saber cuándo apagar tus dispositivos y descomprimirte.
En lugar de conectarte por la mañana y pasar la primera hora del día dándole vueltas a tus prioridades, ya las tendrás definidas y podrás dedicar esa hora a hacer cosas.
Además, tener una hora de acostarse consistente mejora la calidad del sueño, por lo que puedes despertarte sintiéndote más fresco y listo para afrontar el día.
15. Encuentra tu hora pico
¿Eres una persona madrugadora o un búho nocturno? ¿Alguna vez te sientes culpable por no estar «encendido» durante el típico horario de trabajo de 9 a 5? No eres el único.
Todo el mundo tiene una «hora pico» o «hora de flujo» diferente, que es el periodo de 60-90 minutos durante el día en el que estás en tu mejor momento. Tu cerebro funciona a pleno rendimiento, te concentras sin esfuerzo y no puedes jugar con él.
Para algunos, el momento álgido puede ser a primera hora de la mañana. Para otros, puede ser a media tarde. Otros pueden estar en su mejor momento desde las 11 de la noche hasta justo después de la medianoche, consiguiendo hacer más cosas en ese periodo de una hora que en todo el día anterior.
Mientras tanto, reflexiona un poco sobre los momentos del día en los que normalmente te encuentras «en la zona», e intenta no programar ninguna tarea o reunión insignificante durante esos momentos.
16. No te vistas para el éxito
El viejo adagio dice «vístete para el éxito». Hoy en día, en el mundo post-COVID del trabajo a distancia, es más importante vestirse para estar cómodo.
Esto se está convirtiendo en una parte más integral de la vida laboral, especialmente ahora que la mayoría de las personas trabajan desde sus casas. Pijamas, sudaderas con capucha, pantalones cortos, chanclas… lo que sea que te permita entrar en la zona para lograr tu mejor trabajo. (Por supuesto, si tienes una videollamada importante con un posible cliente o socio, es posible que quieras llevar algo presentable de los hombros para arriba).
Mantener un vestuario sencillo también ayuda a evitar la fatiga por las decisiones, un concepto mencionado anteriormente.
Por ejemplo, el expresidente de EE. UU. Barack Obama admite que solamente lleva dos tipos de trajes: gris o azul. Continúa explicando: «El simple hecho de tomar decisiones degrada la capacidad de tomar más decisiones… Tienes que concentrar tu energía para tomar decisiones».
Además de liberar energía, también liberarás tiempo. Cada minuto menos que pasas preocupándote por lo que te vas a poner, es un minuto extra que podrías estar haciendo algo importante.
Este concepto funciona de muchas maneras, más allá de la ropa, para mantener la concentración y recuperar tu capacidad intelectual. Minimiza la cantidad de decisiones que tienes que tomar en un día determinado, y serás mucho más eficaz.
17. Separar el espacio de trabajo de la vida doméstica
A veces no basta con utilizar herramientas digitales para compartimentar tu tiempo y tu concentración. Especialmente cuando se trabaja desde casa, puede ser necesario separarse físicamente de las distracciones estresantes.
Ves los platos apilados en el fregadero. La ropa sucia te mira desde la esquina de la habitación. El ciclo diario de noticias suena «de fondo» en la televisión. Estas distracciones merman tu capacidad de atención, hasta el punto de que has añadido un montón de tareas domésticas dominicales a tu lista de tareas del día de trabajo.
En estos casos, lo mejor es cambiar físicamente de habitación y crear un espacio de trabajo separado del resto de la vida doméstica.
Hay muchos consejos para crear el espacio de trabajo perfecto en casa para autónomos y empresarios. Todo lo que necesitas ahora es tomar la decisión de hacerlo realmente: crear un espacio de trabajo único que ponga una pared entre tú y los platos sucios, o que al menos te aleje de la cocina.
18. Haz tres cosas antes del almuerzo
Este consejo de productividad proviene de Michael Karnjanaprakorn, cofundador de la plataforma de aprendizaje online Skillshare y, más recientemente, fundador de Otis, una herramienta de inversión basada en blockchain para activos alternativos. En Skillshare, uno de los mantras diarios bajo el liderazgo de Karnjanaprakorn era «hacer tres cosas antes del almuerzo». No tenían que ser grandes cosas, simplemente algo que estuviera en tu lista de tareas para hacer avanzar la aguja.
Es fácil encontrarse leyendo artículos o perdiéndose en la bandeja de entrada durante la primera mitad del día, y luego, a la hora de comer, uno se siente incapaz de cumplir. Después de eso, la presión aumenta y te sientes atrasado durante la tarde. El método de «tres cosas antes de comer» elimina esos sentimientos, porque ya has tachado algunas de tus tareas y te has recompensado con una comida y un descanso.
19. En caso de duda, haz algo
¿Todavía no estás convencido de que estas técnicas de productividad sean adecuadas para ti? ¿Sigues sintiéndote improductivo? Cuando tengas dudas, simplemente haz algo. La acción es mejor que la perfección.
Los estudios han demostrado que el cerebro recibe un golpe de dopamina al comprobar una tarea. Razón de más para dividir el trabajo en trozos más pequeños utilizando un sistema kanban, de modo que puedas obtener pequeños golpes de logro cada vez que avances una tarjeta de Trello o marques una tarea de Asana como «completa».
Una hora de hacer algo es más valiosa que 10 horas de pensar en ello.
20. Optimizar, automatizar, externalizar
Algunos fundadores argumentarían que una colección de consejos y tácticas no es la respuesta a la productividad, y que en realidad se necesita todo un sistema paso a paso para recuperar el tiempo y la concentración. Ari Meisel es uno de esos empresarios, y su método O.A.E. (Optimizar, Automatizar, Externalizar) ha demostrado cambiar vidas.
El marco O.A.E. en pocas palabras:
- Optimiza – Audita todos tus sistemas y procesos y optimízalos hasta el punto de que cualquier persona de tu equipo pueda hacerlos para que tú ya no tengas que hacerlo.
- Automatiza – A continuación, automatizar todo lo que se pueda, ahora que los sistemas y procesos están todos trazados. Hay innumerables herramientas sin código disponibles para hacer esto, como Zapier.
- Externaliza – Por último, después de haber optimizado y automatizado, ahora puedes externalizar todo lo que queda. Esto implica contratar a un asistente virtual o delegar en un miembro del equipo, y el sistema de Ari explica exactamente cómo hacerlo de manera efectiva.
Estos consejos y técnicas están diseñados para ayudarte a trabajar de forma más inteligente, no más dura, para que puedas reducir el estrés mientras trabajas desde casa, y hacer más cosas correctas. ¡Salud por una semana productiva!
Artículo traducido de https://foundr.com/20-time-management-productivity-2021
